セミナー運営CMS

年間を通じて何度もセミナーを開催しているのに、毎回、募集ページを制作し、申込フォームや受付完了メールを準備している。開催日時やプログラムを変えるだけで、同じ作業を繰り返さずに済む方法はないのでしょうか。

writeWiredでは、セミナー用の入力項目と表示テンプレート、共通の申込フォームを構築時に用意します。担当者は新しいセミナーの開催情報を一件登録するだけで、同じ構成の募集ページを追加できます。申込は対象のセミナーと結び付けて記録され、セミナーごとの申込者を確認できます。

受付完了メールは自動返信で送れます。ただし、セミナー名や開催日時、会場などを開催情報から取り出して文面に組み込む仕組みは、構築時に用意する必要があります。

定員を超えた申込を受け付けないようにしたいが、満席になったらキャンセル待ちに切り替えたい。さらに、空きが出たときには順番に繰り上げ、申込者へ確定の連絡をする必要があります。

writeWiredでは、セミナーの開催情報に定員を持たせ、申込件数に応じて通常受付からキャンセル待ちへ切り替える処理を構築できます。申込の対応状況に「申込確定」「キャンセル待ち」「キャンセル」などを設定し、誰がどの状態にあるかを管理します。

ただし、定員判定やキャンセル待ちへの切り替え、繰り上げと確定通知は、フォームの標準設定だけで実現するものではありません。繰り上げを自動で行うか、担当者が確認して決定するかなど、必要な手順を決めて構築します。

セミナーの前日にはリマインドを送り、オンライン開催では視聴URLを案内し、終了後にはお礼とアンケートを送っている。送信日時を毎回設定するだけでなく、キャンセルした人やキャンセル待ちの人を宛先から除外する作業も発生します。

writeWiredでは、開催情報に案内の種類、送信タイミング、文面のひな形を持たせ、開催日時を基準に送る処理を構築できます。例えば前日のリマインドや終了翌日のお礼メールを、申込の対応状況に応じた対象者へ送る仕組みにできます。

開催日時を基準とした送信や、申込状態による自動的な送り分けは、構築時に定期処理として用意します。どの状態の人へ、いつ、どの内容を送るかは、セミナーの運営方針に合わせて決める必要があります。

申込者の一覧は残っていても、実際にオンラインで視聴したのか、会場へ来場したのかが別の記録になっている。アンケートへの回答や、その後の資料閲覧も含めて、参加者ごとに確認できるようにしたいところです。

writeWiredでは、ログインした会員の申込やアンケート回答を、同じ会員の記録として管理できます。オンラインの場合は、配信サービスの視聴ログを取り込み、申込者と照合して参加状況を記録する処理を構築できます。

会場開催では、担当者が申込者一覧から参加状態を変更する方法や、別の受付システムの結果をCSVで反映する方法があります。ただし、来場者を読み取る受付端末などの仕組み自体はwriteWiredの対象外です。営業部門への記録の受け渡しも、必要な項目や頻度を決めて個別に構築します。

初めて参加する人には、会員登録を求めず簡単に申し込んでもらいたい。一方で、同じ人が別のセミナーに参加したとき、以前の申込やアンケート回答も一つの記録として確認したくなります。

writeWiredでは、会員としてログインして申し込んだ場合、その申込は会員情報に自動で関連付けられます。別のセミナーへの申込やアンケート回答も同じ会員に結び付くため、継続的な参加状況を確認する運用では、最初に会員登録してもらう方法が適しています。

会員登録をせずに申し込むこともできますが、その場合、申込データは個別の記録として残り、同じ人物のものとは自動的に結び付きません。氏名やメールアドレスだけでは、変更や入力の違いがあるため、同一人物であると確実に判断できるわけではありません。

会場の受付で参加者を確認しているのに、セミナーの申込一覧には参加したかどうかが残っていない。オンラインと会場の両方を開催する場合も、参加記録を同じ形で管理したいところです。

writeWiredでは、申込データの対応状況を「参加」に変更することで、会場での参加を記録できます。少人数なら担当者が管理画面で変更し、人数が多い場合は別の受付システムで記録した結果をCSVで取り込んでまとめて更新する方法があります。

会場受付の機器や読み取り処理は別の仕組みで用意します。また、CSVで参加状態を更新する場合は、申込データとの対応付けや入力内容を確認する必要があります。会員に関連付いた申込なら、更新した参加状態もその会員の記録として扱えます。