拠点サイトの設計は、ページの構成より先に、分担の線引きから始めます。全拠点に共通する情報はどれか、拠点ごとに違う情報はどれか、拠点に触らせない項目はどれか。この線引きを運用ルールの文書ではなく、権限とテンプレートの設定として持つのがwriteWiredの作りです。
共通の情報は本部が組み込みコンテンツで持ち、一度直せば全拠点のページに反映されます。拠点ページの構造はテンプレートディレクトリで本部が持ち、拠点の担当者にはディレクトリ管理権限で自拠点の範囲だけを渡します。公開の前には、部署・ロールの承認経路を挟めます。
運用が始まってからの出来事にも、設定で応えます。拠点の追加はテンプレートディレクトリのコピーで、担当者の異動はユーザーと権限のCSV一括更新で、期限のある情報は掲載期間で自動で下がる。何を誰が持つか——その線引きの全体が、次の表です。
| 何を | 担当 | 仕組み |
|---|---|---|
| 全拠点に共通する情報 | 本部 | 組み込みコンテンツで一度直せば全ページに反映 |
| 拠点ページの構造 | 本部 | テンプレートディレクトリで持ち、拠点の追加はコピー |
| 自拠点の情報 | 拠点 | ディレクトリ管理権限で触れる範囲を自拠点に区切る |
| 拠点に触らせない項目 | 本部 | 名称と備考で案内し、権限で区切る |
| 公開の可否 | 本部 | 部署・ロールで承認経路を設定 |
| 担当者のアカウント | 本部 | CSVで一括登録・更新 |
| 期限のある情報 | 拠点 | 掲載期間で自動で下がる |
担当者が増えても、全員に同じ操作を任せる必要はない。
コンテンツを更新する人、問い合わせに対応する人、会員へメールを送る人。サイトに関わる仕事が増えると、必要な機能や扱う情報も担当者によって変わります。
writeWiredでは、組織で利用できるサイトと機能の範囲を決め、その範囲内でユーザーごとの権限を設定します。サイト・ディレクトリ・コンテンツ・テンプレート・問い合わせ・顧客など、対象ごとに権限を組み合わせ、担当する仕事に合う範囲を作れます。
| 設定するもの | 運用で決めること |
|---|---|
| 組織の権限 | 組織として利用できるサイトと機能の範囲 |
| ユーザーの権限 | 担当者が閲覧・操作できる対象と範囲 |
| 部署による閲覧範囲 | 所属部署や指定部署など、情報を見られる範囲 |
| サイト権限のひな形 | 複数のユーザーに共通して割り当てる権限 |
サイト権限はひな形として複数のユーザーに割り当てられます。変更するときは、ひな形側を一度直せば、使っている全ユーザーに反映されます。
担当者に必要な操作を任せながら、共通する権限はまとめて管理できます。
同じ情報の置き場所を増やすたびに、更新する場所まで増やさない。
製品情報を一覧と詳細に載せる。共通の案内を複数の商品ページに入れる。公開した記事をメールでも紹介する。これらを別々に作ると、同じ情報を転記し、変更のたびに掲載先を確認する仕事が増えていきます。
writeWiredでは、用途に合わせてテンプレートを設計します。
| テンプレート | 受け持つ仕事 | 得られるメリット |
|---|---|---|
| コンテンツ | 項目として登録した情報から、ページや一覧を構成する | 同じ管理元の情報を、表示先に合わせた形で使える |
| 組込コンテンツ | 複数ページで使う共通の案内や部品を管理する | 共通部分を一か所直せば、参照しているページに反映できる |
| HTMLメール | メール本文をCMSで制作し、配信に使う | Webと同じ編集環境で制作でき、メールの文面にもCMSの履歴・承認を使える |
組込コンテンツは、どのコンテンツから使われているかも一覧で確認できます。記事のタイトルや画像を使ったメール、最新記事の一覧、メールのバックナンバー公開も、テンプレートで構成できます。
作ったページを増やすだけでなく、登録した情報の使い道を増やせます。
更新を任せることと、公開を判断することを分ける。
現場の担当者が情報を更新し、責任者が内容を確認する。複数の部署を経て公開する。関係者が増えるほど、誰に確認を依頼し、どの順番で進めるかを決めておく必要があります。
writeWiredでは、部署・役割（ロール）・ユーザーを使って承認ルートを設定できます。複数段階の確認や代理承認を組み合わせ、運用体制に合わせた公開までの手順を構成できます。部署やロールで組んでおけば、担当者が替わっても承認フローを直さずに済みます。
| 設定・機能 | 運用で使う場面 |
|---|---|
| 部署・役割・ユーザーによる承認ルート | 確認する組織や人を決める。上長は人名ではなく「所属長」として指定することもできる |
| 複数段階の承認 | 部門内の確認から、次の責任者へ進める |
| 代理承認 | 通常の承認者に代わる担当者が確認する |
確認依頼や差し戻しなどの状態変更は、操作した人や日時、添えたメッセージとともに記録されます。対応の経緯を確認しながら、公開に向けて作業を進められます。
担当者が更新できる体制と、必要な確認を経て公開する手順を両立できます。
テンプレートディレクトリをコピーして、同じ構造の拠点ページを追加できます。
ディレクトリ単位の管理権限で、担当者が触れる範囲を区切ります。
複数ページで使われる共通コンテンツを、一度の修正で反映します。
部署・ロールで承認経路を設定できます。
異動の多い担当者の登録・更新を、CSVで一括処理します。
掲載期間の設定で、終わった情報を自動で下げます。
サイトのディレクトリ構成を一覧で確認し、登録・編集の起点にする画面です。
選んだディレクトリのコンテンツを一覧表示する画面です。
ディレクトリのURL・タイトルを定義する画面です。
ディレクトリを別のURLへ複製する画面です。サブディレクトリと配下のコンテンツを含めるかは、それぞれ選べます。
一覧でチェックした複数のディレクトリに対して、作業ボックス設定・移動・削除をまとめて行う機能です。
コンテンツを条件で絞り込み、個別・一括の操作の起点にする画面です。
CSVでコンテンツを一括登録・更新する機能です（テスト取込に対応）。
コンテンツのタイトル・ファイル名・掲載期間・メタタグを設定する画面です。
公開前のコンテンツを、ログインなしで確認できるURLを発行する機能です。
公開中のコンテンツを止めずに、作業用の複製を編集し、指定した日時に差し替える機能です。
出力した時点のコンテンツの内容を版として残し、過去の内容に戻せる画面です。
一覧でチェックした複数のコンテンツに対して、作業ボックス設定・コピー・移動・削除をまとめて行う機能です。
ユーザーごとに、サイト管理の権限を設定する画面です。
ユーザーごとに、ディレクトリ単位の管理権限を設定する画面です。
ユーザーごとに、コンテンツの許可・閲覧範囲・編集の権限を設定する画面です。
ユーザーごとに、テンプレート管理の権限を設定する画面です。
ユーザーごとに、表示フォームの編集権限を設定する画面です。
ユーザーごと・サイトごとに、クイックメニューに表示するリンクを絞る画面です。元の権限で表示されないリンクを表示することはできません。
ユーザーを条件で絞り込み、登録・編集の起点にする画面です。
ユーザーの基本情報と、操作できるサイトを登録する画面です。
ユーザーと権限設定をCSVで出力し、登録・更新・テストの3モードで取り込む機能です。
検討のときに確認される12の問いを、1問1ページで掲載しています。
writeWiredは、エンタープライズCMSとしても、マーケティング機能を備えた会員サイトCMSとしても利用できる、一つの製品です。
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