情報一元管理に適したCMS

同じ製品の仕様や価格を、自社サイト、ショールーム、メールマガジン、資料で別々に管理している。掲載先によって必要な項目や書き方も異なるため、元の情報が変わるたびに複数の原稿を直しています。

writeWiredでは、製品情報を項目に分けて一か所に登録し、表示先のテンプレートで使用する項目を選びます。自社サイトには詳しい仕様、メールには製品名と価格、短い紹介文といった形で、同じ製品情報を異なる用途に利用できます。

掲載先ごとのテンプレートや、メールに製品情報を差し込む部品は構築時に用意します。Web用とメール用で表現が異なる文章は別項目に分け、共通する仕様や価格だけを一元管理します。

ショールームの営業時間や休館日を、店舗案内、イベント案内、アクセスページなどに掲載している。営業時間が変わるたびに、どのページに載せていたかを探し、修正漏れがないか確認しています。

writeWiredでは、ショールームごとに営業時間や住所などの情報を一件のコンテンツとして登録し、必要なページに組み込んで表示できます。変更前には、その情報を利用しているページを一覧で確認できるため、どこに影響するかを把握してから更新できます。

臨時休館のように期間が決まっている案内は、別のお知らせとして用意し、掲載期間を設定する方法もあります。期限を過ぎた案内は自動で表示されなくなります。

製品の価格や仕様を更新したあと、メールマガジンの原稿や販売店向け資料が古いままになっていないか心配になる。Webサイトを更新しただけで、ほかの掲載先も変わったと考えてよいのでしょうか。

writeWiredでは、CMSのメール原稿に製品情報を差し込む部品を用意すれば、原稿を開いたときに現在の製品情報を利用できます。ただし、メールは送信へ進むと本文が確定するため、送信済みのメールは変更されません。また、担当者が案内文に手入力した価格などは、元の製品データを変更しても自動では書き換わりません。

販売店向け資料をCSVから作る場合も、出力したファイルや配布済みの資料はその時点の内容のままです。以前の出力CSVを控えとして残しておけば、現在のデータを改めて出力し、Excelなどで差を確認できます。

複数の製品について、翌月から価格を改定することになった。新価格を準備して確認したいけれど、その間もWebサイトには現在の価格を表示し続ける必要があります。

writeWiredでは、公開中のコンテンツとは別に作業用の内容を保存し、確認用URLで個別の製品ページを確認できます。適用日時を指定すれば、その日時まで現在の内容を表示し、指定した時点で新しい内容に切り替えられます。

ただし、確認用URLで見られるのは対象となる製品ページの表示です。ショールームの案内など、ほかの掲載先に新価格が並んだ状態を公開前に確認することはできません。切り替え後は、実際の掲載先でも内容を確認する運用が必要です。

多くの製品を同じ日に価格改定する場合、どの製品が対象で、新旧の価格が正しいかを一件ずつ画面で確かめるのは大変です。確認の途中で一部の製品だけを修正したくなったとき、ほかの製品の切り替え予定まで変わらないかも気になります。

writeWiredでは、今回の改定対象を作業ボックスにまとめ、コンテンツ一覧で対象製品や適用日時を確認できます。また、公開中の内容と作業用の内容をそれぞれCSVで出力し、製品IDをキーにExcelなどで並べれば、新旧価格を突き合わせられます。

作業用の内容と適用日時はCSVでまとめて登録できます。適用日時は製品ごとに持つため、入力ミスが見つかった製品だけを修正し、ほかの製品の予定はそのまま残せます。