人事異動のたびに、管理画面の権限を1人ずつ直している

異動で、権限はずれていく

管理画面の権限は、たいていその人が担当になったときに付けられます。異動のとき、付けた権限を外す作業は忘れられがちです。

• 残る：前の部署のページを、異動したあとも編集できる
• 足りない：新しい部署のページを編集できず、異動初日から前任者に頼む
• 積み重なる：異動のたびに権限が足され、外されないので、長くいる人ほど何でも触れる

足りないほうは、本人が困るのですぐに気づかれます。残るほうは、誰も困らないので気づかれません。

残った権限の危うさ

触れるはずのない人が触れる状態は、それだけで事故の元です。

• 前の部署のページを、善意で直してしまう。新しい担当者は、直されたことを知らない
• 前の部署の顧客データが、見えたままになっている
• 退職した人のアカウントが使える状態で残っている

問題が起きたとき、「なぜこの人がこのページを触れたのか」と聞かれても、誰も説明できません。外さなかった理由は、どこにも記録されていないからです。

権限は、表で点検する

管理画面で1人ずつ開いて権限を確かめるやり方では、全体が見えません。10人ならまだしも、50人、100人になると、点検そのものが終わりません。

権限を一覧表にして、表の上で点検します。

• 行に人、列に権限を並べる
• 人事の名簿（部署・役職）と突き合わせる
• 部署と権限が合っていない行に印を付ける
• 直した表を、そのまま管理画面に書き戻せれば、点検と修正が一度で済む

表で見ると、「この部署の人だけ権限がばらばら」「退職者が残っている」といったことが、1人ずつ見ていたときには見えなかった形で見えてきます。

役割ごとに、ひな形を持つ

権限を人ごとに組み立てていると、同じ部署の人でも少しずつ違ってきます。

「広報部の編集担当」「営業部の閲覧のみ」というように、役割ごとに権限の組み合わせを決めておき、人にはその組み合わせを割り当てます。

• 異動のときは、割り当てる組み合わせを替えるだけで済む
• 役割の中身を変えたいときは、組み合わせの側を直せば、その役割の全員に反映される
• 誰がどの役割か、が一覧で分かる

ひな形にない例外的な権限は、なるべく作らないようにします。作るなら、なぜその人だけ違うのかを記録しておきます。

異動のときの手順

1. 人事から、異動する人・異動元・異動先の一覧をもらう
2. 権限の一覧表を出し、異動する人の行を直す。異動元の権限を外し、異動先の役割を割り当てる
3. 承認の担当になっている人がいれば、承認の組み方も確かめる
4. 表を書き戻せる仕組みなら、書き戻す前に一部で試して結果を確かめる
5. 異動の翌週に、本人に「必要なページを触れるか」を確かめてもらう

承認者を名前で決めている仕組みでは、異動のたびに承認の組み方も直すことになります。承認者を「所属長」や「部署」のような役割で決めていれば、人が替わっても承認の組み方を直さずに済みます。

定期の棚卸し

異動の手順を決めていても、漏れは出ます。半年に一度など、周期を決めて、権限の一覧を人事の名簿と突き合わせます。

• 名簿にいない人のアカウント
• 部署と権限が合っていない人
• 使われていない役割のひな形
• 例外的な権限を持っている人と、その理由

退職のときの扱い

退職後も利用できる状態を残さないよう、利用停止のタイミングを退職手続きの中で決めておきます。

ただ、アカウントを消すと、その人が過去に行った操作の記録（誰が承認したか、誰が更新したか）の意味が分からなくなることがあります。消すのではなく、使えない状態にして残す、という扱いを取る仕組みも多くあります。自分たちの仕組みでどちらになるのかを確かめておきます。

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