顧客データが、担当外の人にも見えている

全員に見える状態は、最初は問題ではなかった

問い合わせフォームを作った当初、データを見るのはWeb担当と営業の数人でした。全員が全部を見られても、困ることはありませんでした。

そこへ、セミナーの申し込み、採用の応募、サポートの窓口と、フォームが増えていきます。管理画面を使う人も増えます。権限は最初の設定のまま、誰も見直していません。いつの間にか、採用担当が営業の見込み客の一覧を、営業が採用の応募者の情報を、見られる状態になっています。

見えすぎると、何が起きるか

• 持ち出しや漏えいにつながる経路が増える：業務上必要のない人まで閲覧・出力できる状態では、情報を扱う範囲が必要以上に広がる
• 本来の担当や用途を越えて扱われる：問い合わせ対応のための情報を、別の業務の担当者まで見られる
• 説明できない：「この情報は誰が見られるのか」と顧客や社内の監査から聞かれて、答えられない
• 扱いの重いデータが混ざる：採用の応募、苦情、個別の相談。見てよい人が限られるデータほど、全員に見える状態の影響が大きい

必要な人に、必要な分だけ

見える範囲は、三つの単位で考えます。

• どのデータか：問い合わせ、申し込み、採用の応募。データの種類ごとに、見てよい部署が違う
• どの件か：同じ種類のデータでも、自分の部署の担当分だけ、地域の分だけ、というように件で絞る
• どの項目か：件は見てよいが、電話番号やメールアドレスまでは要らない、という役割もある

誰に何を見せるかは、仕組みの問題である前に、決めごとの問題です。部署ごと、役割ごとに、どのデータのどの件のどの項目が要るのかを、表にしておきます。

名簿を分けるか、見せ方を分けるか

見える範囲を分ける方法は、大きく二つあります。

名簿を切り出す方法は分かりやすい反面、切り出した時点から古くなり、切り出したファイルがあちこちに残ります。データを一つに保ったまま、見る人ごとに見える範囲を変える方法なら、コピーは増えにくくなります。

項目の単位で伏せる

件は見てよいが、連絡先までは要らない役割があります。集計や分析の担当、委託先、件数を確かめたいだけの管理職。こうした人には、項目の一部を伏せて見せます。

伏せるなら、画面だけでなく、ファイルに出したときも伏せたままにしておきます。画面では伏せていても、出力したファイルに全部が載っていれば、伏せた効果が薄れます。

誰が見たかの記録

見られる範囲を絞るのとは別に、「誰が、いつ、どのデータを見たか」を記録する仕組みもあります。記録があれば、問題が起きたときにたどれます。

記録がない仕組みでは、見られる人をあらかじめ絞ることが、いっそう大事になります。自分たちの仕組みでどちらなのかを確かめておきます。

見直しの周期

権限は、一度決めても崩れていきます。

• 異動や退職のとき
• 新しいフォームを作ったとき（誰に見せるかを、作った時点で決める）
• 委託先との契約が変わったとき
• 半年に一度など、決めた周期で

新しいフォームを作ったときは、見落とされがちです。作った人が「とりあえず全員に」と開けたまま、見直されないからです。

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