「部署ごとに見せる範囲を変えたい。名簿を別々に作って管理するのか」と聞かれました。

名簿を分けて持つ必要はありません。一覧はビュー（抽出条件と表示項目の組み合わせ）の実行結果で、業務ごとに作り分けられます。誰がどのビューを見られるかはユーザー権限で決まり、ユーザーごとに見えるビューを分ければ、同じ会員データでも部署ごとに違う名簿になります。条件には省略時設定を持たせられ、「隠す」を選ぶと、条件を効かせたまま検索画面に出さないこともできます。データは一つのまま、見え方だけが分かれます。