プロパティマネジメント業界CMS導入事例会員サイト BtoB Addon オフィスビルの各種手続きを会員サイトでペーパーレス化

導入の背景

A社は、日本の主要都市に数十のオフィスビルの運営管理を行っています。

従来、A社が管理しているオフィスビルに入居するテナントからの工事や搬入・搬出などの申請書類は手書きで行われていました。しかし、A社はDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、ビル入居関係者専用の会員ポータルサイトを導入し、これらの手続きをデジタル化・ペーパーレス化しました。

この会員ポータルサイトでは、複数のオフィスビルの情報を一つのサイト上で管理することができます。各オフィスビルごとに、月次予定や館内施設などの情報を含むPDFなどのコンテンツを管理し、申請書類の手続きを行うための承認フロー機能も備えています。

会員の種類は、テナント（入居者）、ビルマネージャ、警備会社、清掃業者などがあります。会員ごとに閲覧できるオフィスビルを設定することができ、ビルマネージャや警備会社は複数のオフィスビルを閲覧できるように設定することができます。これにより、ビルを跨いで申請書類の承認作業を行うことが可能です。

オフィスビルごとに約10種類の申請書類送信フォームが用意されており、ビルのテナントは必要に応じてこれらの申請を行うことができます。申請書類はフォームから入力されるとPDFとして印刷や保管が可能です。さらに、申請書類は複数の段階での承認フローが設定されており、申請や承認の際には関係者にメール通知がされます。これにより業務の効率化が図られ、作業漏れを軽減することができます。申請後も、取戻しや取消、処理済み申請の書庫保管など、申請の状態を管理できます。

従来は紙の申請書類を手渡しやFAXを使って行っていた手続きを、PCやスマートフォンがあればいつでも申請や確認ができるようになりました。また、ビルマネージャは複数のオフィスビルの申請状況を一つの管理画面で簡単に把握することができます。

この事例では、writeWired CMS Platformの導入プランの一つである、「クラウド型・BtoB向け 会員サイト構築サービス ライトワイヤード パートナーポータル」をベースにして申請書の承認フローの機能を追加開発しています。コンテンツ管理、会員管理、フォーム管理、メール送信といった機能が利用できます。

申請書は運用の中で増やせる

このサイトの申請書は、開発時に作った固定のセットではありません。新しい申請書は、開発ではなく設定作業で追加できるようになっています。

様式はExcelで作ります。従来使っていた紙の申請書のExcelファイルに、記入欄へ項目IDを埋め込むと、それがそのままPDF出力の様式になります。テナントや管理会社が受け取る申請書は紙時代と同じ見た目のまま、入力だけがWebフォームに置き換わる形です。

入力フォームは管理画面で設計します。項目の追加や入力形式の設定、必須・条件付き入力の指定ができ、既存フォームから項目をコピーして似た申請書を素早く作ることもできます。

この仕組みにより、同じ届出書のビル別、フロア別、設備別といった派生フォームを運用側で増やしていけます。リリース時は約10種類だった申請書は、運用の中でビルや用途に合わせて追加され続けています。

リリース時のWebサイト情報