オフィスビルの各種手続きを会員サイトでペーパーレス化

A社は、日本の主要都市に数十のオフィスビルの運営管理を行っています。

従来、A社が管理しているオフィスビルに入居するテナントからの工事や搬入・搬出などの申請書類は手書きで行われていました。しかし、A社はDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、ビル入居関係者専用の会員ポータルサイトを導入し、これらの手続きをデジタル化・ペーパーレス化しました。

この会員ポータルサイトでは、複数のオフィスビルの情報を一つのサイト上で管理することができます。各オフィスビルごとに、月次予定や館内施設などの情報を含むPDFなどのコンテンツを管理し、申請書類の手続きを行うための承認フロー機能も備えています。

会員の種類は、テナント（入居者）、ビルマネージャ、警備会社、清掃業者などがあります。会員ごとに閲覧できるオフィスビルを設定することができ、ビルマネージャや警備会社は複数のオフィスビルを閲覧できるように設定することができます。これにより、ビルを跨いで申請書類の承認作業を行うことが可能です。

オフィスビルごとに約10種類の申請書類送信フォームが用意されており、ビルのテナントは必要に応じてこれらの申請を行うことができます。申請書類はフォームから入力されるとPDFとして印刷や保管が可能です。さらに、申請書類は複数の段階での承認フローが設定されており、申請や承認の際には関係者にメール通知がされます。これにより業務の効率化が図られ、作業漏れを軽減することができます。

従来は紙の申請書類を手渡しやFAXを使って行っていた手続きを、PCやスマートフォンがあればいつでも申請や確認ができるようになりました。また、ビルマネージャは複数のオフィスビルの申請状況を一つの管理画面で簡単に把握することができます。

この事例では、writeWired CMS Platformの導入プランの一つである、「クラウド型・BtoB向け 会員サイト構築サービス ライトワイヤード パートナーポータル」をベースにして申請書の承認フローの機能を追加開発しています。コンテンツ管理、会員管理、フォーム管理、メール送信といった機能が利用できます。