プロパティマネジメント業界CMS導入事例会員サイト BtoB Addon オフィスビルの管理会社
入居関係者向けの会員制ポータルサイト構築

日本の主要都市にある、数十のオフィスビルの運営管理を行っているA社。

従来は手書きで行っていた、同社が管理しているオフィスビルに入居するテナントからの工事、搬入・搬出などの各種作業の申請書類の提出、承認作業をDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進の一環として、ビル入居関係者専用の会員ポータルサイトを導入し、デジタル化・ペーパーレス化しました。

複数のオフィスビルの情報を一つのサイト上で管理することができ、オフィスビルごとに月次予定、館内施設などの、PDFを含めたコンテンツの管理機能、各種申請の手続きを行う承認フロー機能があります。

会員の種類は、入居者であるテナント、ビルの管理を行うビルマネージャ、警備会社、清掃業者などがあり、会員ごとに閲覧できるオフィスビルの設定ができ、ビルマネージャや警備会社には複数のオフィスビルを閲覧可能に設定することで、ビルを跨いで申請書の承認作業を行うことが出来ます。

オフィスビル毎に約10種類の各種手続き用の申請書送信フォームを使い、会員であるビルテナントは必要に応じた申請を行うことが出来ます。フォームから入力された申請書はPDFとして印刷、保管することが出来ます。各申請書は必要に応じた多段階の承認フローが用意されており、申請、承認時には関係者にメールで通知がされ、業務を効率化し、作業漏れを軽減します。

これまで、紙の申請書の手渡しやFAXを使って行っていた煩雑な手続き書類の業務を、PC、スマートフォンがあればいつでも申請、確認が出来るようペーパーレス化しました。ビルマネージャは複数のオフィスビルの申請状況も一つの管理画面で容易に把握ができます。

この事例では、writeWired CMS Platformの導入プランの一つである、「クラウド型・BtoB向け 会員サイト構築サービス ライトワイヤード パートナーポータル」をベースにして申請書の承認フローの機能を追加開発しています。コンテンツ管理、会員管理、フォーム管理、メール送信といった機能が利用できます。