公益社団法人のCMS・会員サイト導入事例会員サイト BtoB インタビュー 手入力による情報管理からの脱却--
日本精神保健福祉士協会がwriteWiredで実現した
業務効率化と利便性の向上

1万人以上におよぶ構成員の情報管理システムとして導入したのがSTSDのwriteWired CMS Platformです。今回同プラットフォームの導入に至った背景やその効果を、公益社団法人日本精神保健福祉士協会 事務局総務班 班長の植木晴代氏に伺いました。

精神保健福祉士は、精神的な疾病や障害により生活のしづらさを抱える人々を支援する、精神保健福祉領域のソーシャルワーカーの国家資格です。社会福祉学を学問的基盤として、精神障害があっても、その人らしいライフスタイルの獲得が可能となるように、生活問題や社会問題の解決のための援助、地域生活支援の活動を行っています。公益社団法人日本精神保健福祉士協会は、その精神保健福祉士の職能団体です。同協会では、精神保健福祉士の資質向上に係る事業の実施(生涯研修制度の実施、最新情報の提供、調査研究等)や、構成員誌・機関誌の定期発行などを行うほか、精神保健福祉士を代表する窓口としての役割も果たし、国に対して精神保健福祉士や精神障害をはじめ様々なメンタルヘルス問題を抱える人々の支援に関する制度・施策への提言や意見・要望も提出しています。

その日本精神保健福祉士協会の事務局が、構成員の情報管理システムとして導入したのがSTSDのwriteWired CMS Platformです。今回同プラットフォームの導入に至った背景やその効果を、事務局総務班 班長の植木晴代氏に伺いました。

古い管理手法を卒業し、新システムの導入へ

日本精神保健福祉士協会では、 これまで1万人以上におよぶ構成員の個人情報をたった1台のPCで管理していました。入会申込の受付は郵送のみ。住所や勤務先などの情報を変更する際も、構成員が変更届をFAXや郵送等で協会に提出し、事務局員がそれを受けて協会内のPCに情報を手動で入力していたのです。

「構成員数が増加すると、こうした事務作業の負担も比例して大きくなるほか、手入力では間違いも起こりかねません。入力された情報が正しいかどうか、構成員自身が確認する術もありませんでした」と、植木氏はwriteWired導入前の状況を振り返ります。「また、時代的にも、入会申込をネットで受け付けたり、構成員が自身の個人情報にアクセスし、情報を確認したり更新したりできるシステムの導入は必須だと感じていました」(植木氏)

そこで植木氏は、2018年5月に構成員情報が管理できるシステムの比較検討を開始しました。システムの要件として求めていたのは、これまで管理していた構成員データの管理項目が遜色なく移行でき、保存できること。また、事務局側でデータの管理項目を自由に増減・変更でき、求めているデータの抽出が容易であることなどです。また、アンケートや研修申し込みなどのフォームが生成できればさらに理想的だと考えていました。

とはいえ、完全にニーズを満たす製品を最初から開発するほどの予算は確保できません。そこで、「パッケージ製品をカスタマイズすることを想定し、ある程度柔軟に管理項目が変更できる自由度の高さを重視して検討しました」と、植木氏は選定プロセスについて語ります。

植木氏が最初に検討したのは、顧客・会員管理システムを謳うクラウドシステムやパッケージ製品。「特に、公益法人向けに特化した会員管理システムを数多く検討しました」と話します。

ところが、既存の管理項目がそのまま移行できることを条件に検討すると、まず管理項目数に上限が設けられているシステムが多いことに気が付きました。同協会にて管理していた項目は100以上。項目に余裕を持った設定を目指していたため、項目数の上限によって候補から外れたシステムもあったといいます。

その後、要件を満たしたシステムを約10件程度比較し、最終的に公益法人向けの会員管理システムを導入することにほぼ決定していたのですが、テスト段階で納得できない部分が発覚しました。これまで協会内で使っていたデータベースで利便性の高かった部分が、うまく再現できなかったのです。

振り出しに戻った植木氏は、あらためて製品検討を開始。「公益法人」や「会員管理」といった謳い文句の製品にこだわらず、会員管理データベースとして運用できるシステムを模索した結果、writeWired CMS Platformにたどり着きました。

「デモを見せてもらい、データ移行や管理項目などを含めこちらの要件をすべて伝えると、writeWiredでほぼ実現できることがわかりました。自由度の高い点が魅力で、費用面でも折り合いがついたため、2018年10月に導入を正式決定しました」(植木氏)

約半年で会員管理システムを完全移行

導入決定後、日本精神保健福祉士協会はSTSDと共にデザインとシステムの詳細を検討、2019年3月には正会員の入会申込フォームを公開しました。翌4月には、協会事務局内の会員管理システムを完全にwriteWiredへと移行。その後、7月に構成員のマイページを公開しています。

導入の際には、「データ形式の変更が必要で、これまでのデータの見直し作業に多くの時間がかかりました。また、データの管理方法が変わったことで、職員間での共通認識も課題となりました。ただ、同協会事務局は少人数のため、声掛けしつつ必要な時に知識を共有するようにしました」と、植木氏は移行時の苦労を語ります。

それでも約半年で会員管理システムの完全移行を実現できたのは、STSDのサポートも大きかったと植木氏は述べています。「システム上で実現したいことをSTSDに相談すると、すぐに対応してもらえました。私自身、あまりシステムの知識はなかったのですが、業務上やりたいことを相談すると、writeWiredの機能で実現できることを提案いただいたのには助かりました。おかげで終始安心して進められました」と植木氏。公開後、構成員からデータの誤りなど目立った指摘もなく、データ移行は問題なく完了したと植木氏は安堵しています。

現在、日本精神保健福祉士協会では、構成員の情報管理と研修受講状況の管理にwriteWiredを活用しています。また、今回のシステム導入によって、構成員へのメールマガジンの送信も容易になったほか、都道府県支部事務局でも支部所属の構成員情報が一部閲覧できるようになりました。

「構成員の情報は、本協会にとっての財産です。以前は、2年に一度郵送にて登録情報に変更がないか確認していましたが、マイページで構成員が自ら情報を更新できるようになったため、郵送業務が削減できたほか、事務局側での入力やダブルチェックの作業も減りました。今はまだマイページ活用の周知中ではありますが、国等に意見や要望書を提出する際の根拠データが必要となる場合にも、本協会構成員の最新情報としてより確実なデータを抽出できるようになります」(植木氏)

構成員にとっても、自ら会費の納入状況や研修の受講状況がマイページで確認できることが利便性の向上につながったようです。「以前は、会費を支払ったかどうかわからないといった問い合わせが時々あったのですが、マイページ公開後はそのような問い合わせも減りました。また、研修履歴を画面で確認し、その履歴が増えていくことを励みに感じてくださる構成員もいるようです」と植木氏は話します。

マイページの拡充を目指して

今後植木氏は、構成員にマイページの活用を促し、個別アンケートの実施の際にもシステムを用いていきたいと語ります。また、現在では研修の申し込みとマイページの情報が紐付いておらず、研修申込時にあらためて個人情報を入力する必要がありますが、今後はマイページにログインすることで研修の申し込みも簡素化できるよう、構成員情報の一元管理を進める予定です。

さらに、同協会の認定スーパーバイザーや認定成年後見人など特定の構成員に対しては、マイぺージに特設ページを設け、必要な研修について通知するなど、ユーザーごとに適切な情報を提供できる仕組みも用意したいとしています。

当初は、システム導入によって構成員が自らの情報を確認、変更できるようにし、事務局での業務負担削減を目指していた日本精神保健福祉士協会。それが、「システムを導入して利用する中で、構成員データに紐付いたアンケ―トや申込フォームの構築もできることがわかりました。利用範囲を拡大することで、今後大きく利便性が高まることに期待しています」と植木氏は語ります。

日本精神保健福祉士協会におけるwriteWiredの活用は、さらに幅広い展開を見せそうです。

公益社団法人日本精神保健福祉士協会について

精神保健福祉士は、精神的な疾病や障害により生活のしづらさを抱える人々を支援する、精神保健福祉領域のソーシャルワーカーの国家資格です。社会福祉学を学問的基盤として、精神障害があっても、その人らしいライフスタイルの獲得が可能となるように、生活問題や社会問題の解決のための援助、地域生活支援の活動を行っています。公益社団法人日本精神保健福祉士協会は、その精神保健福祉士の職能団体です。同協会では、精神保健福祉士の資質向上に係る事業の実施(生涯研修制度の実施、最新情報の提供、調査研究等)や、構成員誌・機関誌の定期発行などを行うほか、精神保健福祉士を代表する窓口としての役割も果たし、国に対して精神保健福祉士や精神障害をはじめ様々なメンタルヘルス問題を抱える人々の支援に関する制度・施策への提言や意見・要望も提出しています。
企業名 公益社団法人日本精神保健福祉士協会
http://www.japsw.or.jp/
所在地 〒160-0015
東京都新宿区大京町23番地3 四谷オーキッドビル7F
設立 1964年

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