「誰に何を送ったか」を、後から説明できるようにしておく

配信について、説明を求められる場面

メールを送ったあとで、その中身や宛先について説明を求められることがあります。

• 受け取った人から：「届いていない」「なぜ私に届いたのか」「配信を止めたはずなのに」
• 社内から：「あの案内には、何と書いてあったのか」「誰に送ったのか」
• 監査や、規制のある業種では：「この情報を、いつ、誰に、どういう文面で提供したか」

どの問いも、送った時点のことを聞いています。今のデータではなく、その時点の記録が要ります。

送った文面が、後から変わってしまう問題

送った文面を、後から確かめようとして困ることがあります。

• 配信ツールの画面で、送ったあとに文面を直せてしまう。直したあとの文面しか残らない
• 本文にサイトのページの内容を差し込んでいて、ページを直したので、元の文面が分からない
• 担当者の手元の原稿ファイルが、どの版を送ったものか分からない

送ったものは、送ったとおりに残っている必要があります。送信後に書き換えられる記録は、説明の根拠として弱くなります。

残しておくべき記録

宛先の一覧については、一つ気をつけることがあります。宛先の人の名前や所属、配信の可否は、送ったあとも変わります。後から一覧を見たとき、表示されているのが送った時点の情報なのか、今の情報なのかを確かめておきます。送った時点の状態が必要なら、送るときに別に控えます。

誤りを送ったときの訂正

日付や金額の誤りに、送ったあとで気づくことがあります。

送った文面を書き換えて、なかったことにはできません。受け取った人の手元には、誤った文面が届いています。訂正は、新しいメールとして送ります。

• 件名で、訂正であることが分かるようにする
• 何が誤りで、正しくは何かを、本文の冒頭に書く
• 最初のメールと同じ宛先に送る
• 最初のメールと、訂正のメールの両方が記録に残るようにしておく

訂正を追加で送り、両方が記録に残るように運用しておけば、「誤りを送った」ことと「訂正した」ことを、後から両方示せます。

1対1のメールも、記録に残す

一斉配信だけでなく、問い合わせへの返信や、個別の案内も、説明を求められることがあります。

担当者の受信箱や送信済みフォルダにしか残っていないと、担当者が異動や退職をしたときに、何を送ったかが分からなくなりがちです。1対1のメールも、相手の記録の側に残しておきます。

配信の記録がどこにあるかを把握する

メールを送る仕組みが一つとは限りません。一斉配信のツール、問い合わせへの返信、定期レポートの自動送信、システムからの通知。それぞれの記録が、どこに残っているのかを把握しておきます。説明を求められたときに、探す場所が分かっていることが大事です。

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