毎月のアクセス報告づくりを、数字集めから解放する

報告が手作業になる経緯

月次の報告は、一度の依頼から始まることがあります。「先月のアクセスはどうだった」。担当者は数字を集めて表にし、報告します。翌月も同じ依頼が来て、同じ作業をします。

• 数字が、アクセス解析、メール配信、問い合わせの管理と、別々の場所にある
• 毎回、それぞれの画面を開き、期間を選び、数字を写す
• 前月の表を開いて、比べる数字を並べる
• 見せ方を毎月整える

作業の多くは、数字を集めて並べることに使われています。数字を読んで考える時間は、最後に少し残るだけです。

報告は、誰の何の判断のためか

報告づくりを軽くする前に、その報告が何のためにあるのかを確かめます。

• 誰が読むのか（上長、経営、関係部署）
• 読んだ人は、何を判断するのか（予算を続けるか、施策を変えるか、問題がないかを確かめるだけか）
• その判断に、どの数字が要るのか

目的のはっきりしない報告は、数字が増えていきます。「念のため」に載せた数字が、毎月の作業を重くします。判断に使われていない数字は、載せるのをやめます。

見る数字を固定する

報告に載せる数字を決め、毎月同じものを、同じ条件で出します。

• 同じ期間の切り方（月初から月末まで）
• 同じ集計の範囲（どのページ、どのフォーム、どの配信を含めるか）
• 同じ並び

条件が毎月同じなら、数字を集める作業は、決めた条件で集計を開くだけになります。条件が同じであることは、比べられることの前提でもあります。

推移と前月比で見る

単月の数字は、それだけでは良いのか悪いのか分かりません。

• 前月と比べてどうか
• 前の年の同じ月と比べてどうか（季節の波がある場合）
• 数か月の流れで、上向きか下向きか

大きく動いた数字には、理由を添えます。「キャンペーンを行った」「サイトの構成を変えた」。数字の動きと、その月に行ったことを並べておくと、後から振り返るときの手がかりになります。

報告先ごとの見せ方

同じ数字でも、読む人によって要る粒度が違います。

1つの報告に全員分を詰め込むより、読む人ごとに分けたほうが、それぞれにとって読みやすくなります。

数字の解釈は、人が添える

数字を集めて並べる作業は、仕組みに任せられます。任せられないのは、数字の意味を読むことです。

• なぜ増えたのか、減ったのか
• それは良いことか、気にしなくてよいことか
• 次に何をするか

報告づくりから数字集めの時間が減れば、その分を、この解釈に使えます。数字に添えた一言が、報告を読む人の判断を助けることもあります。

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