「あの件、前に何て返したっけ」を、担当者の送信済みフォルダから探しています。

探す場所は、問い合わせの側にあります。管理画面から送った返信は、問い合わせの送信履歴に残ります。メール送信履歴のタブには、その問い合わせに送ったメールが、日時と件名で時系列に並びます。誰かの送信済みフォルダではなく、案件の側に、送った記録が付いています。