ファイルが増え続ける理由
サーバーの画像やPDFは、誰かが無駄に増やしたわけではありません。一つずつは、筋の通った理由で増えています。
- 上書きせずに新しく上げる：差し替えるとき、古いファイルを上書きするのが怖いので、別の名前で上げる
- 版違い：「catalog_2024.pdf」「catalog_2024_rev.pdf」「catalog_2025.pdf」
- 担当の交代：前の担当者が上げたファイルの意味が、引き継がれていない
- 一時的な用途：キャンペーンの画像、確認のために仮に上げたファイル
- 同じものが別の名前で：同じ写真を、別の人が別の名前で上げている
上げることはあっても、消すことはほとんどありません。だから、増える一方になります。
消せないのは、使われているか分からないから
ファイルが要らないかどうかは、ファイル名からは分かりません。確かめるには、そのファイルを使っているページがあるかを調べることになり、何百ページもあれば、1ページずつ開いて確かめることはできません。
消して画像が欠けたら、消した人の責任になります。残しておいても、誰も困りません。一人ひとりにとっては、消さないのが合理的な判断です。その判断が積み重なって、ファイルが溜まっていきます。
消すと、どこで何が起きるか
消したファイルを使っていた場所では、次のことが起きます。
- ページの中の画像が欠ける
- PDFへのリンクが切れる
- ページの見た目を作っている画像（背景やアイコン）が表示されなくなる
見落としやすいのは、サイトの外から直接指されているファイルです。
- 顧客に送ったメールに書いた、PDFのURL
- 取引先のサイトからのリンク
- 印刷物に載せたQRコード
- 営業資料に貼ったリンク
これらは、サイトの中をいくら調べても見つかりません。サイトのどのページにも使われていないのに、外では使われている。消していいかどうかの判断が難しいのは、ここです。
棚卸しの手順
1. サイト内で使われているかを確かめる
サイトのどのページからも参照されていないファイルを洗い出します。ここが最初の、いちばん大きな絞り込みです。
2. 外から指されていそうなものを分ける
使われていないファイルのうち、PDFや資料のように、メールや印刷物でURLを配った可能性があるものを分けます。サーバーのアクセス記録を見られるなら、最近アクセスがあるかどうかも手がかりになります。
3. いきなり消さずに、控えを取る
消す前に、対象のファイルを手元にまとめて保存しておきます。消したあとで「あれは必要だった」と分かったとき、戻せます。
4. 消す
控えを取ったうえで、消します。一度に全部ではなく、画像、古いキャンペーン、というようにまとまりごとに進めると、問題が起きたときに原因を絞れます。
5. しばらく様子を見る
消したあとしばらくのあいだ、存在しないページ（404）へのアクセスが増えていないか、問い合わせが来ていないかを見ておきます。
増やさないためのルール
棚卸しをしても、増え方が変わらなければ、また同じことになります。
置き場所を決める
ページの構成に合わせてフォルダを分けます。製品のページで使う画像は製品のフォルダに、というように、どのページのためのファイルかが、置き場所から分かるようにします。キャンペーンのように期間の決まったものは、フォルダを分けておくと、終わったときにまとめて片づけられます。
差し替えのやり方を決める
ファイルを差し替えるときのやり方は、二つあります。
| やり方 | 良いところ | 気をつけること |
|---|---|---|
| 同じ名前で上書きする | URLが変わらないので、外に配ったリンクが生きる。ファイルが増えない | 古い版は残らない。必要なら手元に控える |
| 新しい名前で上げる | 古い版も残る | ページのリンクを張り替える。古いファイルが棚卸しの対象として残る |
外にURLを配ったPDFは同じ名前で上書きし、ページの中だけで使う画像は差し替えのたびに新しくする、というように、ファイルの種類で決めておくと迷いません。
名前の付け方を決める
何のファイルか、分かる名前にします。「img001.jpg」では、あとから判断できません。
持ち主を決める
フォルダごとに、誰が整理するのかを決めておきます。
サイトを移すときは、整理の機会
サイトを別の仕組みへ移すときは、使われているファイルだけを運ぶ機会になります。ただし、外から直接指されているファイルは、ここでも見落とされやすいので、移す前に確かめます。
writeWiredでは
writeWiredでは、画像やファイルをライブラリで管理します。各ファイルがコンテンツから使われているかどうか（使用中・未使用）を、ライブラリが把握しています。
- フォルダを作成し、ファイルを階層で整理する
- 使用状態（使用中・未使用）で絞り込む。使用中とは、いずれかのコンテンツから参照されている状態
- パスでファイルを検索する
- フォルダやファイルの名前を変更する
- ファイルを移動・改名すると、参照しているコンテンツ側のパスも追従する
- 同じ名前のファイルがある場合の扱い（無視・上書き）を選ぶ。上書きしたファイルの旧版は残らず、上書きするかどうかはアップロード時に指定する
- チェックしたファイルやフォルダを、まとめてコピー・移動・削除する。zip形式でまとめてダウンロードする
棚卸しの手順には、次のように当たります。コンテンツから使われているかは、使用状態の絞り込みで確かめます。未使用のファイルだけを対象に、整理を進められます。消す前の控えは、対象のファイルをzip形式でまとめてダウンロードして取っておけます。置き場所を決め直すときは、ファイルを移動・改名しても、参照しているコンテンツ側のパスが追従します。
使用状態が表すのは、コンテンツからの参照です。メールに書いたURLや、ほかのサイト、印刷物のQRコードから直接指されているかどうかは、使用状態からは分かりません。未使用のPDFを消す前に、外にURLを配っていないかを確かめることは、この機能の外側にある作業です。ファイルを移動・改名するときも、外にURLを配ったものかどうかを先に確かめます。
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