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問合せフォームはWebサイトに設置されるものです。だからCMSで一元管理するのは当然。
単純に設置できるだけでなく、用途を問わず利用でき一元管理することで活用できる最大限の機能を
考えました。自由設計、簡単設置で自動データベース構築。サンキューメールや顧客データベースとの
連携による名寄せも自動化。おまけ機能で終わらせない、本格的なCRMを実現するCMSを目指しています。

writeWired CMS Platform の問合せ管理でこんなことが出来ます

自由設計のフォーム作成

必要な項目を、長さ、入力方法、選択肢型を選択して、問い合わせフォームを作成できます。問合せ、ホワイトペーパーや、セミナー参加、商談履歴などのオフラインデータにも利用できます。    

サイトデザインに合わせた
フォーム送信画面

サイトのデザインに合わせた、フォームの入力、確認、完了画面を作ることができます。    

用途に合わせてカスタマイズできる管理用一覧画面

ビューと呼ばれる、抽出条件と一覧に表示する項目を設定して名前をつけて保存できます。検索条件の省略時の選択状態も保管できるので、目的に合わせて後から簡単に利用できます。

ステータス設定

フォーム単位に任意のステータスが設定できます。ステータスで抽出することもで出来ます。

対応履歴

フォームのデータごとに対応履歴としてメモを保管することができます。

メール送信

差込文字を使ったテキスト・HTMLメールのテンプレート利用してスケジュールしたメールを送信することができます。メールは開封数、クリック数を計測することができます。

問合せのアクセスログの閲覧

問合せの前後のアクセスログをすべて閲覧することができるので、サイトのどのコンテンツに興味があったのか知ることができます。

メールの反応の閲覧

問合せに送信したメールの開封ログ、URLクリックログを閲覧することができるので、送信したメールに興味があったのか知ることができます。    

サイトのアクセス状況(オーディエンスフィルター)からの抽出

一覧画面の条件でサイトのアクセス状況(オーディエンスフィルター)を選択できます。アクセス状況は来訪、特定URLの閲覧、特定パラメータの有無、IPアドレス、クッキーなどを組み合わせて抽出できます。

メールの反応からの抽出

一覧画面の条件でメールの反応を選択できます。メールの反応は期間による送信、未送信、開封数、クリック有無、特定URLのクリック有無を組み合わせて抽出できます。

CSVによるインポート、エクスポート

問合せデータは抽出条件を指定してCSVでクスポートすることができ、インポートもできます。

顧客データベースとの自動連係

顧客データベースを作成し、顧客データベースと関連づけて問合せを保管することができます。問合せに入力された情報を最新として顧客データベースに連動することができます。    

自動返信メール

差込文字を使ったテキスト・HTMLメールのテンプレート利用して自動返信メールを送信することができます。

自動削除

一定日数が経過した問合せを自動で削除することができます。

基幹システムへの連携

フォームに入力したデータを基幹システムなどに直接保存することもできます。    

問合せデータへのアクセス権限

管理ユーザーに問合せ管理の利用可否、フォーム、ビューの作成可否、書込み制限、メール送信可否、フォーム単位のアクセス制限を設定することができます。    

例えばこんな使い方はいかがですか?

サンキューメールの自動配信でコミュニケーションロスを予防

物販サイトなどでは製品購入のほかにも、製品に関する問合せなどが毎日たくさん届きます。1つ1つ対応していても、問合せ件数が増えるほどに“対応遅れ”の可能性が懸念されるでしょう。そこで、サンキューメールの活用が有効です。問合せに対して、例えば「お問合せありがとうございます。改めて担当からご連絡を差し上げます」といった自動返信を行えば、相手に不快感を与えずゆとりを持って対応できるでしょう。

問い合わせの履歴を残して対応の精度と質を向上させる

問い合わせの多い企業では、懸念されるのが「対応抜け」や「対応重複」です。何も対応せず放置することはもちろん、対応済みの相手に再度連絡してしまうのも、相手に不信感・不快感を抱かせてしまいます。そこで、問い合わせへの対応履歴を記録し、誰もが確認できる体制を作ります。尚、例えばクレームなどが発生した際、過去に解決された類似履歴を見返すことで、スムーズに対応できるといった効果も期待できます。

基幹システムとの連携で得られた情報を事業活動に活用

writeWiredを基幹システムと連携させれば、事業活動に有用なさまざまなデータが得られます。例えば、サイト上からの問合せ内容を基幹システムに紐付けてデータ分析し、リスト化しておく。そうすれば、後日内容に応じて再アプローチを行えます。過去の問合せで自社製品・サービスに合致しなかった潜在客に改善された製品・サービスを提案すれば、そこから売上に繋がっていく可能性も考えられます。

顧客データベースと連携させて適切なコミュニケーションを実現

社員数の多い企業では他部署との連携が上手く取れず、同じ企業に対して複数担当者から問い合わせが届くことがあります。そのまま対応してしまうと、例えば製品の購入に至った際、契約が重複してしまうなどトラブルが起こるかもしれません。そこで顧客データベースと連携させ、対応前に名寄せすることで過去のやり取り有無を確認。適切なコミュニケーションが実現し、相手への信頼向上にも繋がります。

受けるだけの問合せではなく、知り、育て、成果に繋げましょう。

問合せはデータベース化しましょう。

メールボックスにそのままだと、複数人数での共有もしにくく、リスト化も面倒でつい忘れれてしまいがちです。データベースとして管理することで、古い情報でもいつでもそこにあるため、過去の問合せデータの掘り起こしをするモチベーションにつながります。問合せに担当者を記入して自由に検索したり、製品カテゴリーで抽出したり、CSVで抽出することによって二次利用も楽になります。

何に興味を持って問合せをしたか把握しましょう。

問合せがあった時、その人がどんな人が知りたくなるものです。CMSと問合せ管理機能が統合されることで、問合せがあった時点で即時にその人がどのような情報に興味を持っていたのか分かるようになるので、一人ずつ対応を変えることが出来るようになります。 最近の傾向として初めてサイトに来てから問合せに至るまで数ヶ月かかることも普通になってきたのでで、ユーザーの趣味嗜好を長い期間通して知ることは重要です。

過去の問合せにも定期的に連絡を取りましょう。

問合せがあったその時には、製品を探している、比較検討しているなど、すぐに成果につながらないことも多々あります。「今、比較検討している」と言われた問合せ、メールボックスにそのままになっていませんか?時間が経過してもメルマガなど、定期的にコンタクトを取って忘れらないようにしましょう。製品の選別、比較検討、購入決定までの長い時間の中で思い出してもらうことが重要です。

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