企業活動のオンライン化

マーケティング、営業活動もオンライン化が進んでいます。消費行動の変化によって顧客との接点は多様化しました。人と会うことを避ける現在、さらに変化が、デジタル化が進み、さまざまなツールが活用されています。中でも注目株はZoomなどのWeb会議ツール、オンライン商談ツールです。オンラインミーティングやセミナーを行うためのツールですが、仕事だけでなく、家族や友人、同僚たちと話したり、飲み会を行うためにも使われたことで大きく注目を集めました。企業がこぞってWeb会議用のユニークな背景画像を提供したり、アバターを使って集まりに参加する人が出るなど、仕事の枠を超えてオンライン通話が生活に浸透していったのは印象的でした。

オンライン化には多くのメリットがありますが、急速に普及した現在では、物理的に人と向き合い、話す機会が減ったことによる寂しさやストレス、慣れない非対面コミュニケーションによるすれ違いといったデメリットが語られることも少なくありません。しかしそんな中、オンラインで飲み会を実施したという話を聞くたびに、そのデメリットも乗り越えてオンライン化が生活に根付きつつあることを実感します。日常的に誰もがマスクを装着する、人と人が近づかないよう一定の距離を取るといった対策は恒久的ではなく、いつか懐かしく思い出すのかもしれません。しかし、オンライン化は今後も進み、企業活動はさらに進化していくでしょう。

一般的なオンライン商談ツールの弱点をカバー

現在、顧客との商談や打ち合わせをオンラインで行うもっとも大きなメリットは感染リスクの軽減ですが、もちろんそれだけではありません。オンライン商談であれば、参加者は所定の時刻にPCを開けばすぐに会議が開始できます。営業側が顧客の会社に出向く移動時間をカットできるのはもちろん、顧客側にとっても所要時間の短縮、大きな負担軽減です。このことでアポイントが取りやすくなるかもしれません。

移動時間カットにより浮いた時間を他の商談に使える、実施する商談数を増やせる、営業範囲を拡大できるなど、プラスのスパイラルはどんどん広がっていきます。より多くの顧客と面談を重ねることができるので、成約率向上見込めます。1人あたりの面談数が増やせるのは、人手不足に悩む職場の解決策にもなります。このように、多岐にわたるニーズから需要が爆発し、現在、オンライン商談ツールが数多く登場しているのです。

しかしながら、ほとんどのツールは、音声や映像の品質、チャットやリアクションなど、オンライン商談の時間内に円滑にコミュニケーションを取る機能に注力しています。もちろんそれらは重要な要素ですが、オンライン商談を行うにあたり求められる要素はほかにも数多くあります。スムーズにアポイントメントを取る、効率的に予定を管理する、オンライン商談の機会を増やす、商談後に顧客フォローを行うといった「実際にオンライン商談を行っている時間」以外の作業も目的達成のために非常に重要です。

それなのに、こうした機能をもつツールはなかなか見つかりません。「オンライン商談ツール上でスケジュールを見てもどの会議がいつあるのかぱっとわからない」「予定を変更したいがやり方がわからない」「会議の通知に手間がかかる」といった困りごとも数多く耳に入ってきます。自動化できそうな作業に時間を取られてしまうことに徒労感を覚えたり、歯がゆい思いをしたことがある方も多いのではないでしょうか。オンライン化にあたり、新しいやり方やツールになじむための時間が必要だとしても、余分な作業はできるだけ減らし、本質的な仕事に注力したいものです。

writeWiredは、商談の機会を増やし、売上向上に貢献することにこだわったツールです。従来のオンライン商談ツールを強力にバックアップする、オンライン予約カレンダー機能を提供しています。

【writeWiredのオンライン予約カレンダー機能】
・見やすい予約カレンダーでスマートに調整
・準備はシンプル。手間なく予約フォームを作れます
・オンライン商談データをリードに取り込み活用

見やすい予約カレンダーでスマートに調整

オンライン商談が広まる一方で、日程を調整するためのシステムはまだ整備されていません。面談可能な候補日時をメールや電話で伝え、複数回やり取りをして参加者の調整を行う従来のスタイルもいまだ現役です。

しかし、手間のかかるこのやり方では、移動時間をカットし浮いた時間を有効に使えるはずのオンライン商談の長所が薄れてしまいます。顧客にも営業にも負担がかかりますし、ケアレスミスで見逃しなどの重大な損失が起こる可能性もあります。もっとスピーディで確実な管理方法が必要とされています。

writeWiredの商談予約カレンダーは、URLを記載したメールを送信するだけです。カレンダーを顧客と共有し、最小限のやり取りで手間なくスピーディに、確実に日程調整が行えます。

【オンライン商談の日程調整の流れ】

  1. 営業が商談予約カレンダーのURLを記載したメールを送信する
  2. 顧客がメールに記載されているURLからカレンダーにアクセスする
    カレンダー上で希望の時間帯をクリックして必要事項を入力、予約完了
  3. 予約完了後も、双方で変更・キャンセルできる

writeWiredの商談予約カレンダーは、予約可能な日程・時間帯をあらかじめ設定した状態で顧客に入力してもらう仕組みです。日程調整用のメールを受け取った顧客はカレンダー上で予約可能な日時を確認し、必要情報を入力します。この1往復のやり取りで予約完了です。文章でなくカレンダー形式で調整を行うので、日程入力する顧客も、入力された内容を確認する営業もひと目で予定を把握でき、手間がかかりません。

また、予約後であっても双方で自由に変更可能。変更・キャンセルにあたり何度もやり取りする必要はありません。その分の時間が浮くので、お客様にとっても営業側にとっても、効率的かつお手軽なオンライン商談のメリットが最大化されます。物理的な交流が減ったことにより、会話することの重要性がかえって見直された側面もあります。調整ツールを効果的に使い、顧客と向き合う時間やそのための事前準備に注力しましょう。
 

準備はシンプル。手間なく予約フォームを作れます

日常生活でも、企業活動においてもさまざまな場面で予約システムを目にします。交通機関やレストラン、ホテルやイベント、会議室や顧客との打ち合わせの予約など、あらゆる業種、多様なシーンに対応する予約システムが存在します。数多くあるため、選定にも苦労が伴います。

しかし残念なことに、予約システムの導入後、予約を受ける側である社内スタッフからシステムが使いにくいと不満の声があがることも多いようです。設定が不十分であったり、システムが複雑すぎるなどの運用上の悩みを何度もお聞きしてきました。そこでwriteWiredでは「不要な項目はカットした最小限の予約フォーム」をご用意しました。必要な項目に絞ったシンプルな予約受付設定です。顧客側にも、予約が手間なく簡単にできるメリットがあります。

【予約を受け付けるために最低限必要な設定項目】

・受付曜日
・受付開始時間
・受付終了時間
・受付しない時間帯
・一回の予約の所要時間
・カレンダー上の刻み時間(単位)

祝祭日や営業日はカレンダーに登録しておけるので、特段の事情がなければ設定をその都度の調整しなくてもOK。予約受付設定を最小限の手間で行えます。また、予約担当者ごとの設定も行えるので、担当者の勤務状況に合わせて柔軟に運用できます。

オンライン商談データをリードに取り込み活用

writeWiredの予約フォームは最小限にできる一方、項目を追加し詳細なヒアリングを行うことも可能です。運用開始後、カスタマイズの必要性が出てきたら、ニーズに合わせて設定の上ご利用ください。たとえば、オンライン商談にあたり知っておきたいことを入力項目としておくことができます。面談予約時に入力してもらえるので面談前に確認し、しっかりと準備しておきましょう。お客様側での予約時にPDFなど添付ファイルのアップロードもできるので、双方で商談実施の必要情報をひとところにまとめておけます。オンライン商談時にはこれまでのやり取りや必要情報をお互いに共有することに手間取ることもありますが、情報をここに集約しておけば、事前準備にも、後からの見直しにも役立ってくれます。
しかも、予約カレンダー上で集約された情報は、リードの一部として取り込むことが可能。デジタル化・オンライン化が進んでも、データを一元管理するのは意外と難しいものです。仕組みでできない範囲を運用でカバーし、こちらで入力した内容をあちらで再入力、といった手間が発生することも少なくありません。そのような手間も省いてデータを取りまとめ、マーケティング活動を加速しましょう。

実際のオンライン商談カレンダーは、こちらからご覧いただけます。

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