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CMSで重要と言われる承認フロー機能。コンテンツを公開する前に然るべき人に許可をもらう行為です。上長に自動でメールが送信されたり、多段階の承認ワークフローを用いたりCMSにより、機能、方法はさまざまです。

writeWiredもそういった機能はありますが、実際の運用ではコンテンツのプレビュー画面のキャプチャを取り、普通のメーラーで承認の確認を取ることも多いようです。その理由は、コンテンツごとに承認を取る人が違う、承認をする人は(偉いので)CMSを利用しない、はたまた承認する人が外部の人でCMSの管理機能が利用できない・・・などです。

確かにコンテンツを承認する(偉い)人がわざわざ管理画面にログインして、プレビューして承認許可をする、というのも実際の運用では不便です。特に管理画面へのアクセスが出来ない外部の人に承認を得る場合、都度都度キャプチャーを取って保存してメールに添付して・・・とコンテンツ更新の負荷は相当なものになります。

そんなコンテンツ承認時の不便さ、負荷軽減のため、「確認用URL」という機能を追加しました。

掲載期間やステータスに 関係なく掲載イメージを表示する確認用URL

掲載期間やステータスに関係なくコンテンツの掲載イメージを表示するURLを生成し、そのURLを普通のメーラーに貼り付けて送信、URLを開くと管理画面にログインすることなくコンテンツの掲載イメージを確認することができます。
一見地味な機能ですが、自分が使い慣れたメーラーで、添付ファイルなども自由に使えるので運用時にかなりの効果を出しています。

表示日時指定

お知らせなど、掲載日により自動で一覧表示されるものが含まれるコンテンツの場合、その日にならないとどのように表示されるのか分かりません。表示されるものがタイトルだけではなく、サムネイル画像やリード文などがある場合は実際のイメージが気になるものです。そこで、確認用URLに表示日付を指定して未来の日付でコンテンツの掲載イメージを確認することができます。自動で一覧表示されるコンテンツが一週間先でも確認用URLにその日以降を指定することで一覧表示のイメージも含めて確認が出来ます。

サイト確認用URL

未来の日付で確認したいコンテンツが一つの場合はコンテンツの確認用URLで良いのですが、複数ページにまたがる場合、ひとつひとつのコンテンツの確認用URLを取得するのも面倒です。そこで表示日付が指定できるサイト確認用URLという機能も追加しました。このURLでアクセスした場合、ブラウザを閉じる、あるいは表示指定のクリアURLを開くまで指定された表示日付を現在日付としてコンテンツを確認することができます。
こちらも一見地味な機能ですが、承認する人の立場に立ってみると一覧表示でどのように見えるは気になるところなので、運用時に効果を出しています。

実際に使う人がベストと思える運用を

承認フロー機能はCMS製品により1段階のシンプルなものから多段階のものまで、さまざまな選択肢がありますが、使うツールの機能に縛られるのではなく、実際に使う人がベストと思える運用が出来るCMSを選ぶと良いと思います。

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